La dématérialisation des CCMI, un cortège de bonnes raisons
Portés par une relation de « gagnant-gagnant », professionnel et particulier s’entendent à dire que la signature électronique offre bien des avantages. Cherchons à comprendre ensemble en quoi et pourquoi cette dernière résonne inéluctablement comme l’avancée phare d’aujourd’hui et de demain grâce à 12 points clés.
Le Contrat de Construction de Maison Individuelle
La loi de 1990, encadrant le Contrat de Construction de Maison Individuelle, impose un mécanisme contractuel très lourd pour le constructeur et ses clients. Bien que le système ait été pensé en protection du « maître de l’ouvrage » faisant construire sa maison, ce dernier peut se sentir, de manière légitime, désemparé face au nombre colossal de pièces à signer. Le constructeur, tout professionnel qu’il est, peut lui aussi se trouver submergé par ces multiples procédures. Ces dernières pourront résulter tant de la loi que de l’organisation du professionnel. En effet, l’étude et la réalisation d’une maison individuelle entraînent de nombreux contrôles internes afin de garantir la qualité de la construction. La signature électronique constitue une solution efficace afin de faciliter et d’optimiser les relations contractuelles entre le constructeur et le maître d’ouvrage.
La signature électronique des actes relatifs à la construction d’une maison
Dans le cadre de la construction d’une maison, de nombreux actes sont à conclure afin de concrétiser un projet. Un CCMI doit bien évidemment être signé par le constructeur et son client. Ce contrat est accompagné d’une notice d’information, d’une notice descriptive et d’un plan. Le plus souvent, il est précédé d’un document d’information précontractuelle destiné à renseigner le consommateur sur la nature du contrat qu’il s’apprête à signer. Au moment de la conclusion du contrat, plusieurs autres pièces peuvent être requises selon la situation. Par exemple, un pouvoir établi entre les maîtres de l’ouvrage ou un droit à l’image pour l’utilisation publicitaire des photos du chantier et de la maison. Après la conclusion du contrat, il faudra encore signer des pièces lors du rendez-vous de mise au point technique, des avenants (inévitables en pratique), les appels de fonds et le procès-verbal de réception. De son côté, le constructeur devra signer, avec tous les artisans, ses contrats de sous-traitance (les marchés) et la documentation liée à la Sécurité et Protection de la Santé (coordination SPS).
Toutes ces pièces à signer causent des allers-retours par courrier incessants. Le montant du budget alloué aux fournitures de bureau apparaît comme étant le socle commun qui crispe, de manière légitime, les dirigeants des sociétés de construction. Se cumulent aux importants frais d’impressions et d’expéditions répercutés sur le prix de la construction, une perte de temps et des risques d’oublis.
La signature électronique apporte une solution à ces problématiques en permettant la conclusion dématérialisée des actes relatifs à la construction d’une maison.
La signature électronique, une valeur sûre pour votre activité et votre projet de construction
Le Code civil permet la conclusion de contrat sous forme électronique (article 1174 du Code civil) et reconnaît la signature électronique (article 1367 in fine du Code civil). La loi n’impose aucune restriction pour le Contrat de Construction de Maison Individuelle ni pour aucun autre acte lié à la construction d’une maison.
Grâce à un tiers de confiance à l’instar de celui proposé par ImmoSign, la signature électronique permet l’identification certaine des signataires. Un courriel et un code SMS seront ainsi envoyés aux destinataires ciblés, constructeur et maître d’ouvrage. L’application de signature électronique devra alors conserver l’acte signé en garantissant, de manière numérique, son caractère infalsifiable.
Il est fortement conseillé de choisir une application de signature électronique répondant à la norme eIDAS, comme celle proposée par ImmoSign. Cette règlementation européenne encadre la technologie devant être atteinte par les prestataires de signature électronique (appelés « tiers de confiance »). Les parties sont ainsi protégées par une technologie ayant fait l’objet d’un audit rigoureux opéré sous l’autorité gouvernementale de l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information).
La signature électronique, disposant de toute la valeur juridique requise ainsi que les fonctionnalités y étant liées, apportent de nombreux avantages au constructeur et à son client.
Sérénité grâce à l’usage de la signature électronique au travers d’un contrat
Actions précipitées, manque de temps, oublis, sont autant d’instants qui assaillent de stress, de doutes, d’incertitudes.
Assurément, lors de la préparation du Contrat de Construction de Maison Individuelle, le constructeur doit veiller à ne pas oublier de pièces (document d’information précontractuelle, puis CCMI, notice d’information, notice descriptive, plans, procurations éventuelles…). Tenu d’imprimer les documents en deux voire trois exemplaires, il en résulte une liasse importante dans laquelle il est compliqué de se repérer. Cette phase est laborieuse et fastidieuse tant pour le commercial qui se doit de n’oublier aucun acte nécessaire à l’aboutissement du projet, que pour le maître d’ouvrage qui peut être dépassé et inquiété face à l’importante masse de documents à signer.
Le numérique contribue à la sérénité ainsi qu’à l’épanouissement de tous ! L’application de signature électronique facilite indéniablement le travail du commercial et accompagne le maître d’ouvrage. Elle permet d’afficher le sommaire des pièces contractuelles. Lors de la préparation de l’acte par le commercial, ce dernier naviguera d’un simple clic de souris entre le contrat, la notice descriptive, les plans, etc. À l’occasion de la phase de relecture, le contrat pourra être projeté sur un écran afin de guider le client. Le commercial, présentant avec agilité les différentes pièces à souscrire, aura toute la disponibilité d’esprit pour percevoir les points d’inquiétude et répondre à son client. Une fois la relecture achevée, la signature ne sera plus qu’une formalité. Plus aucun paraphe en bas de page, plus de répétition de signatures : l’ensemble des pièces contractuelles sera conclu, et valablement, avec un seul lien et un seul code SMS, en quelques secondes.
Afin de renforcer le caractère engageant du contrat, il est conseillé au constructeur d’ajouter une solution de signature par stylet sur tablette prévue à cet effet, dispositif proposé par ImmoSign. Le client vivra ainsi une « expérience notaire » le mettant dans les meilleures dispositions pour relire l’acte sur écran projeté et pour le signer sur tablette. Le constructeur renforce sa notoriété, et ses clients signent avec leur temps !
Améliorer la fluidité des procédures de contrôle interne
Réduire intentionnellement et stratégiquement le cycle de traitement administratif afin de libérer du temps pour les missions majeures est judicieux et nécessaire. En effet, la signature du Contrat de Construction de Maison Individuelle implique de nombreuses compétences. Elle mobilise bien souvent le commercial, le dessinateur, le conducteur de travaux et la direction. Certains opérateurs ne peuvent qu’élaborer le contrat, d’autres ont le pouvoir de le signer et contracter au nom de la société.
La dématérialisation du contrat permet de faire circuler plus aisément le projet d’acte entre les services ayant à le contrôler. La gestion des profils d’utilisateurs de l’application de signature électronique permet, quant à elle, d’éviter toute signature du contrat par une personne non habilitée.
La fonction permettant l’ordonnancement des signataires offre quant à elle la possibilité de contrôler l’ordre des signataires avant que le contrat ne devienne définitif.
La signature électronique et les processus y étant associés permettent ainsi d’améliorer la transversalité des échanges internes en fluidifiant les contrôles. Cette efficacité est un gage de qualité pour le constructeur comme pour le maître de l’ouvrage.
Raccourcir le délai d’envoi de l’acte pour purger le droit de rétractation grâce à la LRE
Il est particulièrement nécessaire et utile d’associer à la signature électronique la Lettre recommandée électronique. L’article L. 271-1 du Code de la construction et de l’habitation impose, en effet, d’envoyer le CCMI signé par lettre recommandée électronique avec accusé de réception. Cet envoi permettra au maître de l’ouvrage de disposer d’un délai de 10 jours pour se rétracter à compter du lendemain de la réception de l’acte. Afin de garantir une grande rapidité et sécurité de l’envoi, la lettre recommandée électronique (LRE) est préconisée. Elle permet en effet une digitalisation de la contractualisation d’un bout à l’autre en toute conformité. Cette LRE est permise par l’article L. 100 du Code des postes et des communications électroniques, et a une valeur équivalente à la lettre recommandée avec avis de réception papier à condition d’être conforme à la règlementation eIDAS imposant une identification qualifiée du destinataire. C’est la raison pour laquelle le tiers achemineur de la LRE sélectionné par ImmoSign est qualifié eIDAS. Ainsi, dès que le CCMI aura été validé par toutes les parties, le maître de l’ouvrage recevra le contrat par LRE. Son délai de rétractation de 10 jours commencera à courir le lendemain du jour où le tiers de confiance aura notifié la réception de la LRE.
La fluidité des échanges entre le constructeur et le maître de l’ouvrage s’en trouve ainsi renforcée, et n’oblige pas le maître d’ouvrage qui aurait été absent au moment du passage du facteur à se rendre au bureau de poste.
Gagner en efficacité grâce à la signature à distance, une philosophie gagnant-gagnant
Dans cette course effrénée à la rapidité et face au manque de temps, il peut s’avérer compliqué de se libérer des contraintes quotidiennes. La signature d’un document contractuel peut s’avérer compromise lorsque l’un des signataires est dans l’incapacité de se déplacer. Ce peut être le cas, par exemple, si le maître de l’ouvrage vit loin du lieu de la construction et du constructeur. Ainsi un engagement à distance sera requis. Par extension, une fois le Contrat de Construction de Maison Individuelle signé, il peut être particulièrement laborieux de rencontrer le client pour tous les autres actes à signer, comme les avenants et les appels de fonds, même si le maître de l’ouvrage se trouve à proximité. Bien souvent donc, ces actes sont envoyés au client, ce qui implique des coûts d’impression et d’envoi, des délais postaux ainsi que des contrôles internes pour vérifier le retour des pièces signées.
Anéantir les coûts et délais liés à un envoi papier est une mission aisément accomplie grâce à la signature électronique. Le contrôle interne sera quant à lui plus simple et plus rapide. Ainsi, le constructeur et le maître de l’ouvrage gagneront du temps et de l’argent. Ce portail économique est un réel atout concurrentiel.
Signer les marchés avec les sous-traitants, un réel confort
Les contrats de sous-traitances et les ordres de service sont nombreux et difficiles à suivre pour les collaborateurs chargés des marchés et commandes. La signature électronique permet la signature à distance des actes, sans impression, sans coût d’envoi et sans délais postaux. La signature des marchés devient un jeu d’enfant. Le sous-traitant pourra ainsi, avec une simple connexion internet et un téléphone portable, signer en toute simplicité le contrat de sous-traitance. Le service marché pourra contrôler en toute facilité le bon retour des marchés signés.
Cette même procédure peut être employée pour toute la documentation liée à la Sécurité et à la Protection de la Santé (plan de coordination SPS simplifié par exemple).
Raccourcir la condition suspensive d’obtention des prêts
La réalisation des conditions suspensives est bien souvent longue. Le chantier ne pouvant être ouvert tant que ces conditions ne sont pas réunies, le constructeur ne peut percevoir de paiements. Il existe donc un intérêt à ce que la condition suspensive d’obtention des prêts soit réalisée au plus vite.
Le maître de l’ouvrage, de son côté, a bien souvent le même souhait. Ayant souvent versé un acompte sur le prix du terrain, il attendra du constructeur que les délais soient maîtrisés. Le « bloc suiveur » permettra, avec l’autorisation du maître de l’ouvrage, de transférer instantanément le Contrat de Construction de Maison Individuelle régulièrement signé à son conseiller bancaire afin d’accélérer le contrôle bancaire et l’édition des offres de prêt.
Raccourcir les délais de paiements
Le paiement des appels de fonds selon procédure papier implique l’envoi d’un imprimé au maître de l’ouvrage, lequel devra être signé et renvoyé à son banquier pour que le constructeur perçoive, enfin, son paiement. Ce délai est bien souvent long, et le chantier aura bien avancé avant que les fonds soient perçus. Cette procédure implique en outre une démarche laborieuse pour le maître de l’ouvrage.
La signature électronique à distance d’un appel de fonds, comportant l’activation de la fonctionnalité « suiveur », pourra réduire cette procédure de plusieurs jours à quelques secondes. Le constructeur fera parvenir au maître de l’ouvrage l’appel de fonds selon une procédure électronique. Ce dernier n’aura plus qu’à le valider au moyen du lien reçu sur sa messagerie et d’un code SMS. Dès signature électronique, le banquier du maître de l’ouvrage recevra automatiquement l’appel de fonds régulièrement signé, sans aucune manipulation supplémentaire. Ce dernier sera donc contrôlé plus rapidement et le paiement perçu plus tôt par le constructeur, tout en ayant offert à son client une procédure rapide et indolore.
Optimiser ses archives et respecter le RGPD
La documentation liée à un chantier est très lourde, et implique, pour le constructeur comme pour son client, des archives sur support papier difficiles à tenir. Les pertes de temps sont alors fréquentes, de même que les pertes de pièces.
La contractualisation digitale permet un archivage sécurisé de l’ensemble de ces pièces, tout en garantissant un gain de temps considérable dans leur recherche. La gestion numérique et automatique de données contractuelles permet aux professionnels d’accroître l’efficacité de leur mission première.
Le constructeur doit, en outre, veiller à respecter le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Cette règlementation européenne lui impose, notamment, de limiter dans le temps la conservation des données personnelles qu’il peut percevoir dans le cadre de son activité. Or, il serait pour lui très fastidieux de supprimer manuellement les pièces contractuelles contenant des données personnelles une fois qu’elles ne lui sont plus d’aucune utilité.
La fonctionnalité lui permettant de définir, à l’avance, le temps de conservation de la pièce qu’il s’apprête à signer ou à faire signer lui permettra de s’économiser cette démarche. Les données devenues inutiles seront ainsi supprimées à l’échéance du délai défini sans aucune action de sa part.
Respecter l’environnement
Le respect de l’environnement est l’affaire de tous. Les maîtres d’ouvrage s’assurent de faire construire une maison individuelle particulièrement économe en énergie. Le constructeur est, pour sa part, soumis au respect des règlementations thermiques.
Cette démarche doit être poursuivie dans le cadre de la contractualisation afin de limiter la consommation de papier et les émissions de gaz à effets de serre liées aux acheminements postaux. La signature électronique et la lettre recommandée électronique accompagnent et soutiennent vos démarches éco-responsables. La dématérialisation permet d’ouvrir les portes vers une nouvelle forme de respect de notre environnement.
